Passen die Mengengerüste? Stimmt die Kalkulation?
Ein Grund, warum viele Unternehmen in eine Schieflage geraten, sind laut Unternehmensberater Reinhold Thalhofer von Adviser nicht passende Mengengerüste. Das bedeutet: zu viele Kapazitäten im Vergleich zum Kunden- bzw. Fahrzeugbestand. Um zu ermitteln, ob ein solches Missverhältnis in einem Unternehmen vorliegt, bedarf es laut Thalhofer als erstes zweier Zahlen: Den gesamten Bruttoerträgen muss der Unternehmer die gesamten Personalkosten, einschließlich Verwaltung und Sozialaufwand, in Prozentzahlen gegenüberstellen.
„Maximal 45 Prozent von dem, was in der Kasse ist, dürfen Mitarbeiter mit nach Hause nehmen“, so seine Faustregel. Ist das nicht der Fall, stimmt die Kalkulation nicht oder die Mengengerüste passen nicht zueinander: Entweder beschäftigt das Unternehmen zu viele Mitarbeiter, oder sie erhalten im Vergleich zum an den Kunden verrechneten Stundensatz zu viel Lohn, sprich: Der Betrieb erwirtschaftet im Verhältnis zu den Lohnkosten zu geringe Erträge. Die Devise muss sein: Kalkulation und Mengengerüste prüfen, und, wenn nötig, schnell mit den Kosten runter und mit den Erträgen rauf.
Wie steht es um die Umschlagshäufigkeit des Lagerbestandes? Auch diesen Wert sollte ein Unternehmer stets im Blick haben. Denn wenn der Betrieb zu viele Teile oder Fahrzeuge vorhält, für die er Zinsen zahlen muss, ist das ein nicht unerheblicher Kostenfaktor. Die Lagerumschlagshäufigkeit für Fahrzeuge sollte laut Thalhofer größer als Faktor 6 sein, im Teiledienst mehr als 9 betragen.
Er erläutert: „Wenn beispielsweise ein Autohaus heute einen Bruttoertrag von vielleicht noch acht Prozent erwirtschaftet, für den Lagerbestand der Fahrzeuge im Wert von rund einer bis zwei Millionen Euro sechs bis acht Prozent Zinsen zahlt und darüber hinaus diesen Lagerbestand nur einmal dreht, dann arbeitet das Unternehmen nur für seine Zinsen. Dann sind noch keinerlei Kosten abgedeckt. Daraus folgt: Wenn ich 200 Autos verkaufe, dann darf ich höchstens 30 Fahrzeuge im Bestand haben.“
Privatentnahmen und Tilgungsleistungen
Roger Seidl macht auf einen weiteren Punkt aufmerksam: „Oft vergisst man beim Blick in die Bilanz, dass man noch Privatentnahmen durch den Unternehmer, sprich den Unternehmerlohn, und Tilgungsleistungen aufgrund von Bankverpflichtungen abrechnen muss.“ Gerade zum Monatswechsel sind zudem Löhne, Sozialabgaben, Einkommens- und Lohnsteuer fällig. Das A und O ist die Unternehmensund Liquiditätsplanung. Deshalb sollte sich der Unternehmer regelmäßig die Fragen stellen: Welchen Umsatz habe ich? Welche Kosten? Welche Tilgungsleistung? Was muss ich als Unternehmerlohn einbeziehen? Finanzielle Engpässe können u. a. entstehen durch
- Verbindlichkeiten durch Materialeinkauf,
- schleppende Zahlungsmoral von Kunden,
- Rechnungsausfall aufgrund von Nichtregulierung
- Insolvenz des Kunden,
- verzögerte Regulierung von Haftpflicht- und Kaskoversicherungsforderungen,
- Personalmangel und Überlastung im kaufmännischen oder buchhalterischen Bereich
- sowie ein kaum vorhandenes oder nicht professionelles Debitorenmanagement.
Steht dann eine Investition wie beispielsweise die Anschaffung eines neuen Scheinwerfereinstellgeräts, eines Diagnosegeräts, einer Hebebühne oder aber eine durch den Fahrzeughersteller vorgeschriebene neue Signalisation an, kann das Unternehmen schnell in einen Engpass geraten. „Ein Unternehmen, das ohnehin schon in einer finanziell schwierigen Situation ist, bekommt bei der Bank dann häufig eine Absage, wenn es um die Ausweitung des Kreditrahmens geht“, betont Seidl.
Keine Lösung in solchen Fällen sei das Überziehen des Kontos, warnt er: „Wenn ich Investitionen über meinen Kontokorrentrahmen finanziere, steht das Geld nicht mehr bei etwaigen Schwankungen im Tagesgeschäft zur Verfügung.“ Das heißt, es fehlt beispielsweise zur Überbrückung, wenn Kunden verspätet zahlen, oder für Vorteile durch Skonto beim Teilekauf. Zudem schlagen hohe Kontokorrentzinsen negativ zu Buche.
Leasingmodelle zur Liquiditätsschonung
Roger Seidl rät deshalb zu frühzeitigen Gesprächen – beispielsweise mit den Anbietern von Werkstattausrüstung. Denn viele bieten auch Leasingmodelle an. „Das mag vielleicht etwas teurer sein, schont aber die Liquidität.“ Auch das Gespräch mit dem Fahrzeughersteller im Vorfeld einer Investition kann sich für markengebundene Betriebe lohnen. Eventuell stimmt der Hersteller zu, dass der Betrieb vorerst nur einen Teil des vorgeschriebenen CIs umsetzt. „Wenig Erfolg hat ein solcher Vorschlag allerdings, wenn bereits der dritte Brief des Herstellers vorliegt, in dem dieser den Unternehmer auffordert, die CI umzusetzen“, macht Seidl klar.
Auch Banken sehen es gern, wenn der Betriebsinhaber sie nicht erst dann informiert, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist. Unternehmen sollten daher bei einer vorausschauenden Planung Banken und Steuerberater rechtzeitig mit einbinden – insbesondere dann, wenn Investitionen anstehen.
Vorteile durch Factoring
Banken sehen es laut Seidl zudem positiv, wenn Werkstätten und Autohäuser Factoring in Anspruch nehmen. Denn damit können diese Forderungsausfälle besser vermeiden. „Dies wird bei der Bonitätsprüfung durch die Bank als Plusfaktor berücksichtigt“, so Seidl. Ein Grund für den Landesverband Hessen des Kfz-Gewerbes, seinen Innungsmitgliedern künftig ein stilles Factoring in Kooperation mit der Raiffeisenbank Arnstorf vorzuschlagen. „Beim stillen Factoring merkt der Kunde nicht, dass der Betrieb die Forderungen an die Bank abgetreten hat.“ Im Markt tummeln sich verschiedene Factoringanbieter. Eine Übersicht geben u.a. der Deutsche Factoring Verband sowie der Bundesverband Factoring für den Mittelstand auf ihren Internetseiten.
Einen Abrechnungsservice, der Factoringdienstleistungen beinhaltet, bietet ADELTA.FINANZ AG an. Für Stephan Schneider, Leiter Gesamtvertrieb bei ADELTA.FINANZ AG, liegen die Vorteile auf der Hand: „Wir übernehmen das Forderungsmanagement und den damit verbundenen Prozessaufwand. Alle nachgelagerten aufwendigen und unangenehmen Aufgaben erledigen wir.“ Ob die Kunden zahlen oder nicht, ist laut Schneider kein Risiko der Werkstatt bzw. des Autohauses mehr. „Wir befreien unseren Kunden auch vom Ausfallrisiko, denn wir sind Forderungsinhaber und dürfen uns darum kümmern, dass der Kunde die Rechnung zahlt. Wir begleiten die Rechnung von der Entstehung bis zur Regulierung – und wenn es sein muss, auch über den Klageweg.“
Der Ablauf für den Betrieb ist einfach. „Reparaturleistung erbracht, Rechnung mit unserem Abtretungsvermerk an den Kunden geschrieben, Kopie der Rechnung per Fax, E-Mail mit PDF-Dateianhang oder auf dem elektronischen Datenweg an ADELTA, Auszahlung des Rechnungsbetrages zu hundert Prozent abzüglich unserer Abrechnungsgebühr auf das Kundenkonto innerhalb von 48 Stunden. Fertig“, betont Stephan Schneider den Komfort, dessen Abrechnungsgebühr im Skontobereich liege.
Dass die gesamte Rechnungssumme schnell eingeht, hat auch den Inhaber eines rund 30 Mitarbeiter starken Kfz-Betriebs im Großraum Berlin überzeugt, der namentlich nicht genannt werden will. „In der Branche, in der wir uns bewegen, ist Liquidität immer ein Thema. Wenn wir ein Auto bezahlen müssen oder die Finanzierung auf sich warten lässt, fehlt häufig Geld.“ Auch große Gewerbekunden und Versicherungsunternehmen zahlen nicht selten erst nach mehreren Wochen, so seine Erfahrungen.
Für den erfahrenen Unternehmer stellte sich deshalb die Frage, wie er vorbeugen kann. Die Lösung fand er bei ADELTA, dessen Abrechnungsservice er seit 2013 nutzt: „Die Konditionen waren einfach gut.“ Natürlich koste die Dienstleistung, aber dafür sei man innerhalb von 48 Stunden wieder liquide, habe kein Ausfallrisiko und keinen diesbezüglichen Verwaltungsaufwand. Er würde den Schritt jederzeit wieder tun. Überzeugt hat ihn neben des schnellen Geldflusses vor allem, dass er über ADELTA auch nur einen Teil der Rechnungen abwickeln kann. „Bei Kunden, von denen ich weiß, dass sie schnell und zuverlässig zahlen, verzichten wir auf den Abrechnungsservice.“
Eine Kollegin aus einem hessischen Karosseriebetrieb handhabt dies genauso. Sie verweist in diesem Zusammenhang auf die langen Regulierungszeiten der Versicherungsunternehmen. Bis diese zahlen, können schon mal bis zu zehn Wochen ins Land gehen. Das heißt, der Betrieb muss bei Teilebestellungen und Arbeitsleistung über einen längeren Zeitraum in Vorleistung gehen. „Dann haben wir von ADELTA gelesen und Kontakt aufgenommen. Eine gute Entscheidung. Wir haben nicht nur schnell das Geld auf unserem Konto, sondern ersparen uns auch Auseinandersetzungen mit dem Kunden.“
Bevor ein Autohaus bzw. eine Werkstatt seine Forderungen an einen entsprechenden Dienstleister abtreten kann, führt dieser eine Bonitätsprüfung durch. Fällt diese positiv aus, kann der Kfz-Betrieb bereits nach wenigen Tagen mit dem Abrechnungsdienstleister zusammenarbeiten. Für welche Maßnahmen und Anbieter sich Autohäuser und Werkstätten auch immer entscheiden: Wichtig ist, dass sie die Gespräche mit Banken, Herstellern, Unternehmensberatern und Finanzdienstleistern frühzeitig führen. Wem finanziell bereits das Wasser bis zum Hals steht, der hat kaum mehr einen Handlungsspielraum.
