Offene Forderungen sind für K&L-Betriebe ein wachsendes Problem, das sich durch Abrechnungsdienstleister minimieren lässt. Die ADELTA.FINANZ AG hat sich auf diesen Service spezialisiert. Das Telefonat mit dem Banker dauert schon Stunden – zumindest fühlt es sich so an. Und das Gespräch dreht sich immer um das gleiche Thema: Der eingeräumte Kontokorrent ist überzogen.
Der K & L-Unternehmer ist sich überhaupt keiner Schuld bewusst. Schließlich hat er lediglich Löhne und Sozialleistungen abgeführt und seine Materialbestände aufgefüllt. Und die Umsätze in den vergangenen Monaten waren sehr gut. Allerdings hat er nicht beachtet, dass einige große Rechnungen noch nicht bezahlt wurden. Und das führte letztlich zur Kontoüberziehung und nun zur nicht enden wollenden Diskussion mit dem Banker. Dem zugegeben fiktiven Unternehmer geht es nicht allein so: Die einschlägigen Betriebsvergleiche der Werkstattsysteme der Lacklieferanten und der Verbände zeigen, dass die K & L-Betriebe durchschnittlich den 1- bis 1,5-fachen Monatsumsatz an offenen Rechnungen vor sich herschieben. Dabei handelt es sich in der Regel nicht um die „kleine Rechnung“ des Privatkunden.
Vielmehr lässt die Zahlungsmoral der Versicherungen und Schadensteuerer zu wünschen übrig. Immer mehr Betriebe greifen deshalb zu einem schon länger existierenden Finanzmittel: dem Factoring. Hierbei „verkauft“ der Betrieb seine offene Rechnung an einen externen Dienstleister, der ihm im Gegenzug sofort den offenen Rechnungsbetrag abzüglich einer Bearbeitungsgebühr zur Verfügung stellt.
Günther J. Piff, Vorstandsvorsitzender der ADELTA.FINANZ AG, erklärt: „Mir wurde das Problem der offenen Forderungen im Autohaus im Jahr 2008 zum ersten Mal von einem Autohausbetreiber zugetragen. Damals habe ich zunächst gedacht: offene Forderungen im Autohaus – wie kann das sein?“ Piff ging zu diesem Zeitpunkt davon aus, dass nach einem Werkstattbesuch die Rechnung entweder per EC-Karte oder mittels Bargeld beglichen werden muss, bevor der Kunde wieder auf sein Fahrzeug zugreifen kann. „Ich habe nicht geglaubt, dass der Werkstattbetreiber das Sicherungsgut Auto aus der Hand gibt“, fügt der Finanzmanager an.
Immer mehr offene Posten
Fakt ist jedoch, dass in den meisten Werkstätten und Autohäusern – insbesondere in K & L-Betrieben – die Liste der offenen Posten immer länger wird. Denn ihre Kundschaft besteht heute zu einem großen Teil aus gewerblichen Kunden, Flottenbetreibern, Versicherungen, Schadensteuerern und Leasinggesellschaften. Und diese Kunden haben eine Gemeinsamkeit: Die Reparaturrechnung wird nicht am Abend am Tresen der Kundendienstannahme bezahlt, sondern zugeschickt. Zahlt der Kunde nicht pünktlich, dann hat die Werkstatt ein Problem.
Auch für Banken ist es eine enorme Belastung, wenn ein Unternehmenskontokorrent ständig auf Anschlag ist. Für jede fünfhundert Euro Überziehung sind in der Regel zwei Unterschriften notwendig – das heißt die Banken haben dadurch mehr Arbeit. „Die Reduzierung oder Beseitigung der offenen Postenliste ist etwas, womit wir doppelten Nutzen erzeugen“, sagt Piff. Zum einen nutze das natürlich der Werkstatt, weil sie über Liquidität verfüge, sobald sein Unternehmen die Rechnung ankaufe. „Wenn wir einer Werkstatt die Mittel schneller zur Verfügung stellen, dann bleibt der Kontokorrent in der Regel bei einer Auslastung von etwa 80 Prozent und die Banken haben weniger Arbeit“, führt Piff aus.
Viel wichtiger sei aber der generierte Organisationskomfort für die Werkstätten. „Dabei geht es um die komplette Entlastung des Betriebs im Hinblick auf das Management der offenen Forderungen. Wir haben große Kunden, die bis zu 14.000 Vorgänge im Jahr verwalten“, beschreibt Piff. Viele Werkstätten, die die Dienstleistung von ADELTA nutzen, beklagen eine zurückhaltende Zahlungsmoral der Versicherungen. Das Düsseldorfer Unternehmen kauft laut Piff Forderungen, die es oft bis zu 80 Tagen verwaltet – aber die Werkstatt hat ihr Geld innerhalb von 48 Stunden auf dem Konto, und zwar den Betrag, der auf der Rechnung steht. Das ist in den ADELTA-Verträgen genau geregelt.
Reicht die Werkstatt eine Rechnung über 5.000 Euro ein, dann wird dieser Betrag abzüglich der vereinbarten Gebühr überwiesen – ADELTA nimmt die Rechnung ungeprüft herein und geht davon aus, dass sie richtig ist. Nun könnte man annehmen, dass diese Vorgehensweise ständig zu Ärger führt, weil die Werkstattrechnungen von Prüfdienstleistern häufig gekürzt werden. Piff kann das nicht bestätigen. Seiner Erfahrung nach werden je nach Region zwischen acht und zwölf Prozent aller Rechnungen gekürzt – eine Willkür durch den Prüfdienstleister ist für ihn nicht erkennbar. Werkstätten, die mit Gutachten arbeiten, passiere es in der Regel nicht, dass die Rechnung gekürzt wird.
Barzahlung nicht gefährdet
„Wir haben einen Kunden, der bisher durchschnittlich 600.000 Euro Liquidität bei den Versicherungen geparkt hatte, obwohl er über ein funktionierendes Rechnungswesen verfügt. Der wickelt heute etwa 1.000 Versicherungsschäden pro Jahr über uns ab“, beschreibt Piff. ADELTA arbeitet aber auch gerne mit kleineren Kunden zusammen. „Wir haben tolle Kunden, die mit uns im Bereich von 120 bis 180.000 Euro jährlichem Rechnungsumsatz zusammenarbeiten – darunter ist es für uns wirtschaftlich nicht darstellbar.“ Dabei stellt Piff klar, dass es beim Forderungsmanagement von ADELTA immer nur um Rechnungskunden geht – aber die sollten grundsätzlich über das Factoring abgewickelt werden.
„Der Kunde, der seine Rechnung bar oder mit der EC-Karte bezahlt, soll das auch weiterhin tun. Es wäre ja völlig unsinnig, die Barzahlung zu unterbinden. Nur wenn das Sicherungsgut weg ist und die Rechnung hinterhergeschickt wird, werden wir tätig“, erklärt der ADELTA-Vorstand. Immer dann, wenn die Werkstattleistung auf Rechnung gehe, könne eine Werkstatt mit dem Abrechnungsspezialisten effizienter wirtschaften.
„Die Bearbeitung von offenen Posten sind häufig sogenannte ‚Eh-da‘-Kosten. Aber der Aufwand dafür kann ziemlich hoch sein, ohne dass dies dem Unternehmer bewusst wird“, führt Piff aus. Mit „Eh-da“-Kosten beschreibt er das Personal, das vom Autohaus bezahlt werden muss, ob die Kunden nun ihre Rechnung pünktlich bezahlen oder nicht. Dennoch dürfe es der Werkstatt nicht darum gehen, durch die Dienstleistung der ADELTA einen Buchhalter weniger im Betrieb zu haben. „Unsere Kunden nutzen ihre Mitarbeiter heute oft effizienter“, ist der Vorstand überzeugt.
Bonität ist entscheidend
Die Höhe der Gebühren richtet sich nach der Anzahl der Rechnungen eines Kunden sowie nach der Bonität des Kundenstammes der Werkstatt. Diese wird nämlich von ADELTA überprüft. Laut Bankenaufsicht muss ADELTA sicherstellen, dass keine „faulen“ Forderungen angekauft werden und dass die Bonität des Kunden passt. Die Bonitätsprüfung nimmt das Unternehmen vor dem Vertragsabschluss mit der Werkstatt vor. „Der Deal muss am Anfang stimmen“, lautet hierzu Piffs Credo. „Unsere Gebühr hat eine Spreizung, weil wir sie individuell auf den einzelnen Kunden abstellen – wir betrachten die Risiko- und die Bonitätsstruktur, um das richtig einschätzen zu können.“ Wenn ein Kunde mit ADELTA zusammenarbeite, dann sei das im Prinzip wie ein Blankoscheck, den er für den vereinbarten Rahmen bekomme.
Die Gebühren, die Ihr Unternehmen berechnet, richten sich nach der Bonitätsstruktur Ihres Kunden. Heißt das, dass die eher kleine, freie Werkstatt mit höheren Gebühren rechnen muss als das große Autohaus, weil ihre Kunden weniger Geld haben?
PIFF: Eher nicht, weil sich mit der Menge der eingekauften Forderungen das Risiko für uns nicht reduziert, sondern es potenziert sich. Das hat also damit nichts zu tun. Wir schauen immer auf die Bonität der Debitoren eines Betriebs. Und die kann sowohl beim kleinen als auch beim großen Autohaus schlecht oder gut sein. Die Gebühr wird nach dem Ergebnis dieser Analyse konfiguriert.
Wofür brauche ich eine ADELTA, wenn ohnehin nur die sicheren Forderungen von Ihnen bearbeitet werden und Sie alles, was ein bisschen fragwürdig ist, ablehnen?
PIFF: Wir dürfen keine negative Bonität einkaufen! Das Bundesaufsichtsamts für Finanzwesen verbietet es uns, Forderungen anzukaufen, bei denen wir wissen, dass derjenige, der das am Ende bezahlen muss, bonitätsschwach ist oder eine negative Bonität hat. Das ist schlichtweg verboten und das macht auch keine Bank. Wir müssen bei der Bonitätsprüfung sehr sorgfältig sein. Und bei den Forderungen, die wir ankaufen, gibt es immer noch genügend Zahlungsstörungen. Rund 28 Prozent der angekauften Forderungen sind zahlungsgestört, das heißt, sie werden nicht im vereinbarten Zeitraum bezahlt. Oft wird das Bezahlen der Rechnung einfach vergessen. Aus einem vereinbarten Zahlungsziel von 30 Tagen werden dadurch schnell mal 50 oder 60 Tage gemacht. Es entsteht also ein höherer Aufwand, um das Geld einzutreiben.
Sie garantieren die 100-prozentige Auszahlung, abzüglich der vereinbarten Gebühr. Was passiert, wenn die Rechnung von der Versicherung gekürzt wird?
PIFF: Wenn wir an die Werkstatt 1.000 Euro zahlen, die Versicherung aber nur 900 Euro überweist, fragen wir nach: Warum zahlen Sie nur 900 Euro? Die Versicherung antwortet auf diese Frage mit einer entsprechenden Begründung. Finanztechnisch haben wir dann eine Forderung eingekauft, die mit einer Einrede behaftet ist. Wir dürfen allerdings in diesem Geschäft nur Forderungen ankaufen, wenn sie einredefrei sind. Grundsätzlich glauben wir aber zunächst mal dem Stück Papier, das uns erreicht und auf dem die 1.000 Euro stehen. Wenn die Versicherung das anders sieht und nur 900 Euro zahlt, dann versuchen wir das aufzulösen und zu klären. Bei unberechtigten Kürzungen bleiben wir an der Versicherung, bei berechtigten sprechen wir mit der Werkstatt.
